La pandemia mundial que nos acompaña en los últimos meses nos ha mostrado lo vulnerables que somos. A muchos nos ha permitido dedicarle bastante tiempo a reflexionar y poder identificar las cosas verdaderamente importantes de la vida. Algunas de ellas estaban olvidadas o a lo sumo en la cola de las prioridades, y ahora parece que las hemos situado en el lugar que se merecen.

Una de estas “cosas olvidadas” tiene que ver con la adecuada gestión del tiempo. Sin duda, es recomendable dedicar algo de nuestro tiempo, precisamente a saber cómo gestionar bien el tiempo. Y por eso hoy quiero
dedicar estas líneas a llamar la atención sobre el denominado “Flapsi Hapsi”. Expresión que se utiliza para referirnos al aspecto de una persona cuyo cerebro ha sido sobrecargado.
Aunque no seamos conscientes de ello, somos víctimas del “Flapsi Hapsi” durante más tiempo del deseado.
Tratamos las tareas pendientes como un conjunto no estructurado, desorganizado. Lo importante, lo urgente, lo desechable…todo aparece mezclado, sin ningún orden. Esto provoca que nuestro cerebro esté totalmente ocupado procesando muchos pequeños detalles relacionados o no entre sí, que nos confunden y dificultando que nos centremos en lo que realmente es importante.
Una situación que no afecta solo a los altos cargos de las organizaciones (gestores y directores de los centros deportivos), sino también a los monitores, entrenadores, personal de recepción, etcétera. Todos sabemos que el tiempo es una de las variables que condicionan el cumplimiento de objetivos. Henry Kissinger ya apuntó que “no hay nada más frustrante en la vida que fijarse un objetivo, que pase el tiempo y no alcanzarlo”.
Además, el tiempo es un bien escaso, y gran parte de él lo dedicamos a trabajar, lo cual implica menos horas para nuestra vida personal. Circunstancia que a buen seguro nos va a generar insatisfacción, cansancio y menor capacidad de concentración, que acabará provocando que tengamos peores resultados. Por lo tanto, una adecuada gestión del tiempo nos acabará aportando felicidad. Y la felicidad genera energía positiva que
eleva el porcentaje de conseguir aquello que queremos.
Pero en estos días nos hemos dado cuenta que el tiempo es una oportunidad. Que cada día se nos entrega una cantidad fija igual para todos (24 horas). Y que la diferencia está en su gestión: unos nunca tienen tiempo y a otros les sobra. Ese regalo diario, no lo podemos almacenar ni recuperar, debe invertirse en aquello que sea necesario. Y ahí es donde debemos mejorar. La “vuelta al cole”, la reapertura de negocios y de nuestros centros deportivos, ha hecho aflorar muchas tareas pendientes. Nuestro cerebro empieza a mandarnos señalas de estar sobrecargado. Por eso ahora más que nunca debemos evitar la dispersión. Hemos tenido tiempo para la reflexión, para echar el freno en algunas cosas y focalizarnos en otras. Hemos de evitar querer ir más rápidos que el propio tiempo. La “Regla de Pareto” nos muestra el camino: el 80% de nuestro negocio proviene del 20% de nuestros clientes.
Queda lo difícil, identificar el tiempo de trabajo no productivo, ese 80% que se diluye con el paso de las manecillas del reloj.
Debemos invertir el tiempo solo cuando esté alineado con los objetivos que nos planteamos. Eliminando las malas hiervas que nos dificultan el camino y nos hacen perder energía. El principio de conservación de la energía indica que la energía no se crea ni se destruye, sólo se transforma de unas formas en otras. En estas transformaciones, la energía total permanece constante, es decir, la energía total es la misma antes y después
de cada transformación. Por lo tanto, la energía está ahí, hay que volverla a activar para sacarle el máximo de potencia. Aunque la energía de un sistema pueda transformarse, no será útil si la potencia no es suficiente
para cubrir nuestras necesidades.
A modo de decálogo, veamos algunas recomendaciones que seguro oxigenan y descongestionan tu “Flapsi Hapsi”:

  1. ¿Dónde eres insustituible? Dirigir es delegar. A qué esperas.
  2. Termina lo que empiezas. Tener muchas cosas empezadas a la vez, descentra el pensamiento. Lo que se completa da un sentimiento de logro. Piensa que el tiempo que requiere una tarea crece en proporción al número de veces que la hemos interrumpido y reanudado. Ata bien los cabos sueltos.
  3. Asigna prioridades a las tareas. Sólo cuando se sabe lo que se pretende alcanzar, se pueden establecer prioridades entre lo pendiente.
  4. Dirígete por objetivos. Sé realista con la lista de cosas a hacer. No programes tu agenda para una jornada de 8 horas, porque siempre surgen imprevistos que exigirán tu atención. Ya sabes que quien mucho abarca, poco aprieta.
  5. Lo peor, lo primero. Deja el trabajo trivial para los momentos de poca energía.
  6. El valor de una tarea no crece proporcionalmente al tiempo que se le dedica. La forma de mejorar nuestro uso del tiempo no está, como se puede pensar, en dedicar menos tiempo a cada actividad, sino en invertir en cada una lo necesario.
  7. No seas indeciso, toma decisiones. Asume que te vas a equivocar, no siempre es malo.
  8. Ladrones del tiempo siempre existirán, es importante que te roben el mínimo posible.
  9. Sé amable contigo mismo. Necesitas tiempo personal. Tan importante es saber conectar como desconectar. Es ahí cuando transformarás la energía para retomar el trabajo con más ímpetu.
  10. Reserva una franja horaria para ordenar el día. Planificar es invertir inteligentemente el tiempo. Si un directivo no puede administrar correctamente su propio tiempo, ¿qué otra cosa podrá administrar?
    Peter Drucker, nos ayudó a encontrar la respuesta: “Nada distingue tanto al directivo eficaz como su amor al tiempo”. Mímalo, es el bien más valioso.

Vicente Javaloyes Sanchis
Profesor titular INEFC
GISEAFE – Grupo de Investigación Social y Educativa de la Actividad Física y el Deporte

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